কাজের উপযোগী অফিস

বর্তমানে মানুষের কাজের পরিধি অনেক বেড়েছে। কর্মমুখর এই জীবনে দিনের একটা বড় সময় ব্যয় করতে হয় কর্মক্ষেত্রে। তাই কর্মক্ষেত্রে কাজের পরিবেশটি বেশ গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়। কর্মক্ষেত্রের সামগ্রিক পরিবেশকে না ধরে শুধু কাজের স্থানটির জন্য কিছু সুবিধাজনক উপায় বা কৌশল বাতলে দিতে এই নিবন্ধে রইলো কিছু প্রয়োজনীয় দিক নির্দেশনা।

কাজের জন্য কিছু নির্দিষ্টভাবে ব্যবহূত আসবাবপত্র, এর অবস্থান, আপনার অবস্থান ইত্যাদি থাকে। যার প্রত্যক্ষ প্রভাব কাজের ক্ষেত্রে পড়ে। সঠিকভাবে ব্যবহার না করলে এর দীর্ঘমেয়াদী ফল হতে পারে চোখ, ঘাড়, পিঠ, আঙ্গুল, কোমর ও পায়ের সমস্যা। অথচ একটু সচেতন থেকে যদি এসব সমস্যার সমাধান করার চেষ্টা করেন তবে আপনার কাজের জন্য বহন করতে হবে না দৈহিক কোন সমস্যা।

সঠিকভাবে বসার নিয়ম

অফিসিয়াল জবে কাজ করতে হয় বসে। একটা দীর্ঘ সময় বসে থাকার ফলে সৃষ্টি হয় কিছু সমস্যার। এর থেকে পরিত্রাণের জন্য যা করতে পারেন তা হলো:

০০ যে চেয়ারে বসে কাজ করবেন, তার উচ্চতা পরিবর্তনের ব্যবস্থা থাকতে হবে।
০০ বসার জন্য রিভলভিং চেয়ার ব্যবহার করা উচিত। এতে আশেপাশে ঘুরে কাজ করা যায়। ফলে আপনার মেরুদণ্ড বাঁকা করে পাশে ঘুরে কাজ করতে হয় না। আবার এই চেয়ারে রিল্যাক্স করেও বসা যায়।
০০ বসার সময় লক্ষ্য রাখবেন যেন আপনার হাঁটু আর হিপ সমান পজিশনে থাকে।
০০ ব্যাক পেইন থেকে রক্ষা পেতে পিঠ সোজা করে বসবেন।
০০ চেয়ারে ব্যাক সাপোর্ট পেতে তোয়ালে রোল করে অথবা কুশন ব্যবহার করতে পারেন ।
০০ যতক্ষণ পর্যন্ত আরামদায়ক অনুভূতি না পাচ্ছেন, ততক্ষণ পর্যন্ত খাপ খাওয়ানোর চেষ্টা করুন।

পা রাখার সঠিক উপায়

শরীরের একটা গুরুত্বপূর্ণ অঙ্গ হল পা। দীর্ঘদিন যদি অসুবিধা নিয়ে কাজ করেন তবে নানা রকম শারীরিক সমস্যা হতে পারে। পা সুস্থ রাখতে যা করবেন তা হলো:

০০ চেয়ারে বসার পর চেষ্টা করুন পায়ের পাতা সমানভাবে মাটিতে রাখতে।
০০ পায়ের জন্য ফুট-রেস্ট ব্যবহার করা উচিত। এতে আপনার মাসল ও জয়েন্ট অতিরিক্ত চাপ থেকে রক্ষা পাবে।
০০ পা ভাঁজ করে বা এক পায়ের উপর চাপ দিয়ে বসবেন না।

কম্পিউটার মনিটরের অবস্থান

বর্তমান প্রযুক্তির যুগে তাল মিলিয়ে চলতে আর দ্রুত কাজ করতে অফিসে কাজের জন্য কম্পিউটার গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। দীর্ঘক্ষণ কম্পিউটারে কাজের জন্য যা করবেন তা হলো:

০০ কম্পিটারের অবস্থান থাকবে চোখ থেকে ১২ থেকে ৩০ ইঞ্চি দূরে।
০০ কমপক্ষে এক হাত দূরে মনিটর রেখে কাজ করা উচিত।
০০ মনিটর আই লেভেলে রেখে কাজ করা উচিত। প্রয়োজনে বাড়তি স্ট্যান্ড অথবা মনিটরের নিচে কয়েকটি বই রেখে সমতা আনতে পারেন।

মনিটরের উজ্জ্বলতা

সরাসরি অনেকক্ষণ মনিটরে চোখ রেখে কাজ করার ফলে চোখের সমস্যা হতে পারে। তাই যা করতে হবে তা হলো:

০০ যতটা সম্ভব কম উজ্জ্বল মনিটর ব্যবহার করা উচিত।
০০ সরাসরি সূর্য বা লাইটের আলো মনিটরে পড়ে না এমন জায়গায় রাখতে হবে।
০০ সম্ভব হলে জানালার ডানদিকে মনিটর রাখুন। এতে চোখে আলোর চাপ কম পড়বে।
০০ মনিটরের উজ্জ্বলতা এবং কন্ট্রাস্ট নিয়ন্ত্রণ করতে বাড়তি আই শেল্টার ব্যবহার করতে পারেন।

আরও যা করণীয়

কাজের জন্য প্রয়োজনীয় জিনিসপত্র নিজের সুবিধা অনুযায়ী গুছিয়ে রাখুন। পর্যাপ্ত আলোর ব্যবস্থা রাখুন। সম্ভব হলে কিছু ইনডোর পস্ন্যান্ট রাখুন। ইনডোর পস্ন্যান্টের সবুজ রঙ মনকে সজীব করে, যা কাজের উপর ইতিবাচক প্রভাব ফেলে।

কর্মক্ষেত্রকে কাজের উপযোগী করে তৈরি করলে কর্মদক্ষতাকে সঠিক ও পূর্ণভাবে কাজে লাগানো যায়। অসুবিধাপূর্ণ পরিবেশে কাজে দীর্ঘসময় মনোনিবেশ করে রাখা যায় না। তাই কাজের স্থানটিকে আপনার কাজের উপযোগী করে সাজিয়ে ফেলুন। আপনি যদি বস হন তাহলে আপনি আপনার অধীনস্থ কর্মচারীদের সাথে এমন আচরণ করুন যাতে মনে হয় আপনি আপনার কাস্টমারের সঙ্গে ব্যবহার করছেন। আপনি যদি কর্মচারী হন তাহলে যে আপনার চেক সই করে তার সাথে অনুরূপ কাস্টমার সুলভ আচরণ করুন।

প্রয়োজনীয় কিছু পরামর্শ

কী ভাবছেন ? নতুন কর্মযজ্ঞের পরিবেশ ? আধুনিক কর্পোরেট কালচারে সহকমর্ীদের সাথে আপনার ব্যবহার দেখে মনে হবে তারা আপনারা কাস্টমার। অর্থাৎ সবার সঙ্গে যুক্তি সঙ্গত আচরণ করুন। আপনার সহকমর্ীর সাথে আপনার কাস্টমার-ফোকাসড অ্যাসেসমেন্টের উপর এখানে আটটি ধারণা দেয়া হলো যা আপনার ক্যারিয়ার এবং ব্যবসায় সহায়তা করবে:

০০ আপনার কর্মচারীরা হচ্ছে প্রতিবিম্ব। যারা আপনার জন্য কাজ করে তারা আত্মাহীন নয়। তাদের নানা আচরণেই নিজের চাকরি সম্পর্কে তাদের অনুভূতির বহিঃপ্রকাশ ঘটে। আপনি যদি আপনার ইমপস্নয়ির সাথে ভদ্রতা ও সম্মানজনক আচরণ করেন যা আপনি আপনার কাস্টমারের সঙ্গে করেন, তাহলে পরবতর্ীতে তাদের আচরণেও এটা প্রকাশ পাবে। 'হাউ টু থিংক লাইক দ্য ওয়ার্ল্ডস গ্রেটেস্ট নিউ মিডিয়া মগলস' -এর লেখক মার্সিয়া লেটন টার্নার বলেন, আপনার ইমপস্নয়ি আপনার বিজনেসের প্রতিবিম্ব। আপনি চান যে আপনার ইমপস্নয়ি আপনার জন্য কাজ করে গর্বিত বোধ করুক। তারা যদি এখানে ভালো থাকে তাহলে এই বোধ অন্যদের অর্থাৎ আপনার কাস্টমারদের মধ্যেও জাগবে।

০০ বিশ্বস্ত কাস্টমার হিসেবে তাদের মূল্যায়ন করুন। তাহলে তারা আপনার সাথে থাকবে। ক্লায়েন্টের মতো আপনি আপনার ইমপস্নয়িদের অংশগ্রহণ এবং সামর্থের কথা কখনও ভুলে যাবেন না। উৎসাহ দেয়া ভালো তবে বাস্তব পুরস্কার আরো বেশি ভালো।

০০ কম্পেনসেশন/ক্ষতিপূরণ দেয়ার প্যাকেজ নিশ্চিত করুন, বোনাস প্রোগ্রাম চালু করুন এবং এমন একটা পরিবেশ কোম্পানিতে বজায় রাখুন যাতে কমর্ীরা আপনার ব্যবসাকে আপনার সাফল্যের সঙ্গে স্বকীয়ভাবে গড়ে তোলে এবং সাথে সাথে তাদের নিজেদেরকেও এভাবে গড়ে তোলে।

০০ কথা-বার্তা বা আলাপ-আলোচনা সহজ নয়। বেশিদিন আগের কথা নয়, যুক্তরাষ্ট্রের একজন ন্যাশনাল ফুটবল লীগ কোচের স্ত্রী জানতে পারলেন যে তার স্বামীকে বেত মারা হয়েছে। সমস্যাটা ছিল এই যে, তিনি এই খবরটা রেডিও প্রোগ্রামের মাধ্যমে জেনেছিলেন। এরকম কমিউনিকেশন মিসহ্যাপ ছোট ব্যবসার জন্য ক্ষতির কারণ হয়। এজন্য এরকম যাতে না ঘটে তার ব্যবস্থা নিতে হবে। আপনি যেমন আপনার কাস্টমারকে কোনো কিছু সম্পর্কে জিজ্ঞেস করেন, সেরকম আপনার কর্মচারী/ ইমপস্নয়ীর সাথে নিয়মিত কথা বলুন। অনুরোধের ফিডব্যাক দিতে হবে এবং তাদের নতুন প্রোডাক্টস, সার্ভিস অথবা প্রসিডিউর-এর সাথে আপডেট করার সুযোগ দিতে হবে। 'তাদের জন্য কোনো কিছু করার আগে তাদের সম্পর্কে জানতে হবে'। টার্নার বলেন, 'তাদের জন্য এটা বোঝা উচিত যে অন্য কেউ একটা বিষয় সম্পর্কে জানার আগে তারা সেটা সম্পর্কে বলবে'।

০০ স্পষ্টবাদী হতে হবে। আপনার এমন কাস্টমার থাকতে পারে যার ডিপেস্নাম্যাসি/কুটনীতি, বাউন্সড চেক কমনসেন্স কিংবা সাধারন জ্ঞান আপনাকে বাধ্য করে তার সাথে ব্যবসায় ভদ্রভাবে কোনো কিছু বলতে। একজন ইমপস্নয়ি যে আপনার আশানুরূপ কাজ করছে না তাকেও আপনি এই দৃষ্টিভঙ্গিতে দেখতে পারেন। নিম্নমানের কোনো কর্মচারীকে বিদায় করতে সংকোচ করবেন না। এটা যতটা সম্ভব ভদ্রোচিতভাবে করতে হবে। টার্নার বলেন, তাদেরকে নতুন কাজ খুঁজতে সাহায্য করুন, রেফারেন্সের অফার দিন এবং ভালো কিছু করতে সাহায্য করুন। একজন অসন্তুষ্ট ফরমার ইমপস্নয়ি ভালো বিজ্ঞাপনদাতা

০০ আপনি যদি ইমপস্নয়ি হন তাহলে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। একজন ইমপস্নয়ি হিসেবে কাজ আপনার উপর যা চাপিয়ে দেয়া হয় সেটা সম্পর্কে সম্যক ধারণা থাকা উচিত।
০০ ব্যবসায় অভিজ্ঞতা সীমাহীন অবাস্তব আশাকে ছাড়িয়ে যেতে বাধ্য করে। এটা একজন ইমপস্নয়ির ক্ষেত্রেও সত্য।
০০ না বলতে ভয় পাবেন না।